Privacy Policy | Hive Mind

Polityka Prywatności w Serwisie internetowym

1. Definicje.

Administrator – Fundacja TechSoup, Czackiego 15/17, 00-043 Warszawa, Polska, wpisana do Rejestru Stowarzyszeń, innych Organizacji Społecznych i Zawodowych, Fundacji i Publicznych Zakładów Opieki Zdrowotnej prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy, Wydział Gospodarczy pod numerem KRS 000032733, o numerze NIP 7010177399 i o numerze REGON 141792374

Dane osobowe – wszystkie informacje o osobie fizycznej zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania poprzez jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość, w tym IP urządzenia, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy oraz informacje gromadzone za pośrednictwem plików cookie oraz innej podobnej technologii.

Partner(zy) Administratora – organizacje, które w ramach współpracy z Administratorem są organizatorami Wydarzeń, a także odpowiadają za budowanie, w ramach poszczególnych regionów, społeczności Hive Mind.

Przetwarzanie – operacja lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych w systemie informatycznym lub poza nim, np. zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie.

Polityka – niniejsza Polityka prywatności.

RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.

Serwis – serwis internetowy Hive Mind prowadzony przez Administratora pod adresem https://hive-mind.community .

Użytkownik – każda osoba fizyczna odwiedzająca Serwis lub korzystająca z jednej albo kilku funkcji Serwisu opisanych w Polityce.

Wydarzenia – kursy, szkolenia, wydarzenia online organizowane w ramach Serwisu zgodnie z regulaminem serwisu.

Regulamin Serwisu – regulamin serwisu internetowego https://hive-mind.community określający warunki oraz zasady korzystania z usług świadczonych za pośrednictwem serwisu internetowego.

2. Dane kontaktowe Administratora.

1) Dane kontaktowe Administratora są następujące:

Fundacja TechSoup,
ul. Czackiego 15/17,
00-043 Warszawa
Polska
e-mail: privacy@techsoup.org

3. Przetwarzanie danych w związku z korzystaniem z Serwisu.

W związku z korzystaniem przez Użytkownika z Serwisu Administrator zbiera dane w zakresie niezbędnym do świadczenia poszczególnych oferowanych usług, a także informacje o aktywności Użytkownika w Serwisie.

Poniżej zostały opisane szczegółowe zasady oraz cele przetwarzania danych osobowych gromadzonych podczas korzystania z Serwisu:

1) Osoby korzystające z Serwisu.

Dane osobowe wszystkich osób korzystających z Serwisu (w tym adres IP lub inne identyfikatory oraz informacje gromadzone za pośrednictwem plików cookie lub innych podobnych technologii) przetwarzane są przez Administratora:

a) w celu świadczenia usług drogą elektroniczną zgodnie z Regulaminem Serwisu - wówczas podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność przetwarzania do wykonywania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b) RODO)
b) w celach technicznych, administracyjnych, na potrzeby zapewnienia bezpieczeństwa systemu informatycznego oraz zarządzania tym systemem, a także w celach analitycznych i statystycznych (m.in. poprzez rejestrowanie w tzw. logach serwera) – w tym zakresie podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO), polegający na prowadzeniu analiz aktywności Użytkowników, a także ich preferencji w celu poprawy stosowanych funkcji i dostarczanych treści.
c) w celu ewentualnego ustalenia i dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami – wówczas podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. (6 ust. 1 lit. f) RODO) polegający na ochronie jego praw.

2) Zarejestrowani Użytkownicy Serwisu.

a) Serwis posiada funkcjonalności dostępne tylko dla zarejestrowanych Użytkowników.
b) Osoby, które dokonują rejestracji w Serwisie, proszone są o podanie danych niezbędnych do utworzenia i obsługi konta. Podanie danych oznaczonych jako obowiązkowe jest wymagane w celu założenia i obsługi konta, a ich niepodanie skutkuje brakiem możliwości założenia konta. Użytkownik zakładając konto podaje swoje imię/nazwisko/pseudonim oraz adres e-mail. Użytkownik może też podać swój numer telefonu jako daną fakultatywną. Po założeniu konta zarejestrowany Użytkownik może modyfikować swój profil i w zależności od posiadanego statusu użytkownika dodawać dodatkowe dane na swój temat.
c) Użytkownicy rejestrujący się na poszczególne Wydarzenia proszeni są o wypełnienie formularza rejestracyjnego i podanie danych niezbędnych do udziału w danym Wydarzeniu lub w określonych przypadkach dane niezbędne do udziału w rekrutacji do danego Wydarzenia. Podanie danych oznaczonych jako obowiązkowe jest niezbędne do dokonania rejestracji na Wydarzenie lub odpowiednio – do udziału w rekrutacji do tego Wydarzenia. Zakres danych może być różny, w zależności od rodzaju Wydarzenia, w którym Użytkownik zamierza uczestniczyć. Użytkownik ma również możliwość podania danych fakultatywnych. W związku z udziałem w danym Wydarzeniu, Użytkownik może zgodnie z Regulaminem Serwisu, otrzymywać korespondencję mailową dotyczącą tego Wydarzenia.
d) Dane osobowe zarejestrowanych Użytkowników przetwarzane są w celu realizacji umowy zgodnie z zaakceptowanym Regulaminem Serwisu – podstawą prawną jest niezbędność do zawarcia i realizacji umowy (art. 6 ust. 1 lit b) RODO).
e) W zakresie danych fakultatywnych - dane osobowe zarejestrowanych Użytkowników są również przetwarzane na podstawie wyrażonej przez Użytkownika zgody (art. 6 ust. 1 lit a) RODO).
f) Dane osobowe zarejestrowanych Użytkowników Serwisu są również przetwarzane w celu ewentualnego ustalenia i dochodzenia roszczeń lub obrony przed nimi – podstawą prawną przetwarzania jest uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na ochronie jego praw.
g) Dane osobowe zarejestrowanych Użytkowników Serwisu biorących udział w określonych Wydarzeniach mogą być również przetwarzane w celach dokumentacyjnych czy sprawozdawczych, w szczególności w sytuacji, gdy dane Wydarzenie finansowane jest z środków pochodzących od darczyńcy/sponsora. W takim przypadku podstawą prawną przetwarzania danych jest uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na konieczności rozliczenia się z przekazanych mu przez darczyńcę/sponsora środków finansowych.
h) Jeżeli Użytkownik zamieszcza w Serwisie jakiekolwiek Dane osobowe innych osób (w tym ich imię i nazwisko, adres, numer telefonu lub adres e-mail), może to uczynić jedynie pod warunkiem nienaruszenia przepisów prawa i dóbr osobistych tych osób.

W przypadku gdy Użytkownik uzyskuje dostęp do społeczności Hive Mind Circle, Administrator może również przetwarzać nazwę wyświetlaną Użytkownika, pseudonim, zdjęcie profilowe, strefę czasową, wpisy w społeczności, komentarze, wkład w dyskusje, wiadomości bezpośrednie (jeśli funkcja ta jest włączona) oraz powiązane informacje o aktywności. Dokładne kategorie zależą od używanych funkcji oraz informacji dobrowolnie dodanych lub opublikowanych przez Użytkownika.

Treści opublikowane w społeczności mogą pozostać powiązane z dyskusjami lub wkładem innych Użytkowników po dezaktywacji konta. W przypadku gdy dalsze przechowywanie takich treści nie jest konieczne lub uzasadnione prawnie, identyfikatory osobowe zostaną usunięte lub zanonimizowane. Administrator rozpatrzy wnioski o usunięcie danych zgodnie z art. 17 RODO oraz prawami i wolnościami innych Użytkowników.

4. Logowanie jednokrotne (SSO), zarządzanie tożsamością i dostęp do społeczności Hive Mind Circle

Aby zapewnić bezpieczny i wygodny dostęp do Serwisu oraz dedykowanej społeczności Hive Mind prowadzonej na platformie Circle, Administrator wykorzystuje mechanizm pojedynczego logowania (Single Sign-On – SSO) obsługiwany przez Microsoft Entra External ID.

System zarządzania treścią Hive Mind zarządza procesem rejestracji oraz odpowiednimi informacjami o koncie Hive Mind. Microsoft Entra External ID obsługuje uwierzytelnianie i zarządzanie tożsamością, natomiast Circle prowadzi osobne konto i rejestr aktywności dla dedykowanej społeczności Hive Mind. Systemy te pełnią różne funkcje i mogą przechowywać różne kategorie informacji.

Gdy Użytkownik loguje się za pomocą SSO, uwierzytelnienie odbywa się za pośrednictwem Microsoft Entra External ID. Administrator nie ma dostępu do hasła Użytkownika. Dane uwierzytelniające używane do logowania są obsługiwane przez dostawcę tożsamości i nie mogą być przekazywane do Circle ani przechowywane przez Circle w ramach wymiany danych Hive Mind SSO.

Kategorie danych osobowych przetwarzanych lub wymienianych w związku z SSO mogą obejmować:

· adres e-mail;

· unikalny identyfikator Użytkownika;

· nazwę wyświetlaną;

· identyfikator dzierżawy (tenant ID), wystawcę tokena oraz identyfikatory docelowej aplikacji;

· informacje o wydaniu i wygaśnięciu tokena;

· status uwierzytelnienia oraz techniczne informacje o sesji;

· status konta i uprawnienia dostępu;

· imię i nazwisko – tylko wtedy, gdy jest to wymagane przez Hive Mind i uzyskane poprzez wdrożony i udokumentowany przepływ danych; oraz

· inne ograniczone atrybuty konta ściśle niezbędne do uwierzytelniania, autoryzacji, administracji kontem, bezpieczeństwa i świadczenia żądanej usługi.

Ostateczny zakres atrybutów wymienianych między Hive Mind, Microsoft Entra External ID a Circle jest określany zgodnie z zasadą minimalizacji danych. Microsoft Entra External ID nie jest wykorzystywany jako dodatkowa, ogólna baza danych profilowych tylko dlatego, że dany atrybut mógłby być przydatny w Circle.

Po pierwszym logowaniu przez SSO profil Hive Mind Circle może zostać utworzony lub wstępnie wypełniony. Użytkownik może zostać poproszony o sprawdzenie lub uzupełnienie niektórych informacji wymaganych przez Circle, takich jak strefa czasowa. Tam, gdzie jest to dostępne, Użytkownicy mogą zarządzać opcjonalnymi informacjami profilowymi bezpośrednio w Circle.

Społeczność Hive Mind Circle może umożliwiać Użytkownikom publikowanie postów, komentarzy, treści dyskusji, informacji profilowych, zdjęć lub innych materiałów. Nazwa wyświetlana Użytkownika, nazwa użytkownika oraz treści mogą być widoczne dla innych członków społeczności. Widoczność katalogu członków, adresów e-mail, pól profilu oraz opcji wiadomości zależy od konfiguracji Circle i ustawień prywatności dostępnych dla Użytkownika. Administrator stosuje domyślne ustawienia prywatności (privacy-by-default), jeśli są one dostępne administracyjnie, i informuje Użytkowników, gdy dane ustawienie pozostaje pod ich indywidualną kontrolą. Użytkownicy nie powinni publikować danych osobowych dotyczących innych osób, chyba że posiadają do tego podstawę prawną i upoważnienie.

Dane osobowe przetwarzane w związku z SSO są wykorzystywane do:

· uwierzytelniania Użytkowników i zapewnienia dostępu do Hive Mind oraz dedykowanej społeczności Hive Mind Circle;

· tworzenia, utrzymywania i administrowania kontami Użytkowników;

· zarządzania prawami dostępu i uprawnieniami do usług;

· utrzymania bezpieczeństwa, integralności i prawidłowego funkcjonowania usług;

· wykrywania, zapobiegania i badania oszustw, nadużyć, zagrożeń bezpieczeństwa oraz nieuprawnionego dostępu;

· prowadzenia logów uwierzytelniania, dostępu i bezpieczeństwa;

· rozwiązywania problemów technicznych; oraz

· wypełniania obowiązków prawnych oraz ustalania, dochodzenia lub obrony roszczeń prawnych.

Podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy przetwarzanie jest niezbędne do utworzenia lub administrowania kontem i świadczenia usługi żądanej przez Użytkownika. Art. 6 ust. 1 lit. f RODO ma zastosowanie, gdy przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów Administratora polegających na zabezpieczeniu swoich systemów i usług, zapobieganiu nadużyciom, zarządzaniu dostępem, rozwiązywaniu problemów i ochronie praw. W przypadku gdy opcjonalne informacje profilowe są przetwarzane na podstawie wyboru Użytkownika, a odpowiednią podstawą prawną jest zgoda, zastosowanie ma art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

Dane osobowe przetwarzane w związku z SSO mogą być ujawniane dostawcom usług wspierającym uwierzytelnianie, zarządzanie tożsamością, hosting, administrację systemem, komunikację transakcyjną, przepływy integracyjne i bezpieczeństwo IT, w tym Microsoft, Circle, SendGrid oraz, w przypadku ich wykorzystania, Zapier. Rola każdego dostawcy jako podmiotu przetwarzającego, niezależnego administratora lub – w stosownych przypadkach – współadministratora musi być określona w odniesieniu do rzeczywistych czynności przetwarzania, ustaleń umownych i podziału odpowiedzialności decyzyjnej.

Dedykowana społeczność Hive Mind Circle jest obecnie odrębna od innych społeczności Circle i nie jest obecnie połączona z TechSoup Engagement Hub poprzez ścieżkę użytkownika Hive Mind SSO. Dostęp do innej społeczności Circle lub innej usługi TechSoup może wymagać osobnej rejestracji i akceptacji regulaminu oraz informacji o prywatności mających zastosowanie do tej usługi. Jeśli architektura ulegnie zmianie i Hive Mind SSO zostanie połączone z dodatkowymi platformami TechSoup, niniejsza Polityka zostanie przeanalizowana i zaktualizowana przed lub w momencie rozpoczęcia istotnie zmienionego przetwarzania.

Dezaktywacja konta, usunięcie tożsamości i anonimizacja danych osobowych to odrębne operacje. Usunięcie lub wyłączenie tożsamości w Microsoft Entra External ID nie powoduje automatycznego usunięcia ani anonimizacji odpowiadających im informacji przechowywanych w systemie zarządzania treścią Hive Mind lub Circle.

W przypadku gdy Użytkownik zażąda usunięcia swojego konta lub danych osobowych, Administrator skoordynuje to żądanie w odpowiednich systemach. W zależności od wniosku, obowiązującego prawa i informacji, które muszą być prawnie zachowane, proces może obejmować:

· wyłączenie lub usunięcie tożsamości Microsoft Entra External ID w celu zapobieżenia dalszemu uwierzytelnianiu;

· usunięcie lub anonimizację danych osobowych w systemie zarządzania treścią Hive Mind;

· usunięcie, dezaktywację lub anonimizację profilu Circle;

· usunięcie lub anonimizację danych osobowych zawartych w treściach społeczności, tam gdzie jest to wymagane i technicznie możliwe;

· zachowanie tylko tych informacji, które muszą być przechowywane do celów prawnych, bezpieczeństwa, sprawozdawczych lub związanych z roszczeniami;

· zastosowanie odpowiednich ograniczeń do zatrzymanych informacji; oraz

· zarejestrowanie realizacji wniosku w wewnętrznym procesie zarządzania wnioskami Administratora.

W przypadku wykorzystania automatycznej integracji za pośrednictwem Circle, API Circle lub Zapier, Administrator pozostaje odpowiedzialny za zapewnienie, że proces działa prawidłowo, jest odpowiednio zabezpieczony i nie prowadzi do nadmiernego lub niedokładnego przetwarzania danych.

Gdy SSO lub powiązane usługi wiążą się z przekazywaniem danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy, takie przekazywanie będzie odbywać się zgodnie z sekcją 13 niniejszej Polityki.

5. Formularz kontaktowy

1) Administrator zapewnia możliwość skontaktowania się z nim przy wykorzystaniu elektronicznego formularza kontaktowego dostępnego w Serwisie pod adresem: https://hive-mind.community/contact
2) Skorzystanie z formularza wymaga podania danych osobowych niezbędnych do skontaktowania się z Użytkownikiem i udzielenia odpowiedzi na zapytanie. Użytkownik może podać także inne dane w celu ułatwienia kontaktu lub obsługi zapytania. Podanie danych jest dobrowolne, ale brak podania danych takich jak: imię i nazwisko oraz adres e-mail skutkuje brakiem możliwości obsługi zapytania.
3) Dane osobowe są przetwarzane w celu identyfikacji nadawcy oraz udzielenia odpowiedzi na pytanie zawarte w formularzu kontaktowym – podstawą prawną przetwarzania jest uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) w szczególności komunikacja z Użytkownikami Serwisu dotycząca funkcjonowania Serwisu oraz organizacji poszczególnych Wydarzeń.

6. Newsletter i komunikacja email.

1) Administrator umożliwia subskrypcję newsletterów oraz otrzymywanie innej komunikacji e-mail dotyczącej Hive Mind, społeczności Hive Mind, Wydarzeń oraz powiązanych działań TechSoup. Podanie adresu e-mail w tym celu jest dobrowolne, ale niezbędne do otrzymywania takiej komunikacji.

2) Możemy korzystać z usług dostawców komunikacji e-mail, takich jak Mailchimp, do wysyłania newsletterów i innej komunikacji e-mail oraz do zarządzania listami mailingowymi.

3) Możemy również korzystać z dostawców transakcyjnych lub technicznych usług e-mail, takich jak SendGrid, do dostarczania wiadomości uwierzytelniających, powiadomień dotyczących konta, komunikatów związanych z bezpieczeństwem i innych komunikatów operacyjnych niezbędnych do świadczenia usług.

4) Jeśli Użytkownik subskrybuje newslettery lub inną komunikację e-mail, dane osobowe mogą być przetwarzane w celu wysyłania takiej komunikacji, zarządzania subskrypcją, prowadzenia list wykluczeń (suppression lists) oraz dokumentowania preferencji komunikacyjnych Użytkownika.

5) W zależności od charakteru komunikacji podstawą prawną przetwarzania może być art. 6 ust. 1 lit. a RODO, gdy Użytkownik wyraził zgodę na otrzymywanie komunikacji marketingowej lub newslettera; art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy komunikacja jest niezbędna do świadczenia usługi żądanej przez Użytkownika; lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO, gdy przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów Administratora, w tym komunikacji z Użytkownikami, aktualizacji dotyczących usług, prowadzenia rejestrów preferencji komunikacyjnych oraz ochrony przed roszczeniami.

6) Tam, gdzie zezwala na to obowiązujące prawo oraz preferencje komunikacyjne Użytkownika, możemy zbierać informacje o tym, jak odbiorcy wchodzą w interakcję z naszą komunikacją e-mail, w tym czy wiadomość e-mail została otwarta, datę i godzinę otwarcia, czy kliknięto w linki oraz ogólne zaangażowanie w komunikację. Informacje te mogą być wykorzystywane do pomiaru skuteczności komunikacji, poprawy trafności treści i zarządzania przyszłą komunikacją.

7) Użytkownicy mogą w dowolnym momencie zrezygnować z subskrypcji komunikacji marketingowej lub newslettera, korzystając z linku rezygnacji (unsubscribe) zawartego w wiadomości lub kontaktując się z nami bezpośrednio. Komunikacja związana z usługami lub transakcyjna – taka jak wiadomości dotyczące konta, bezpieczeństwa, logowania, resetowania hasła, Wydarzeń lub istotnych aktualizacji polityki – może być nadal wysyłana, gdy jest to niezbędne do świadczenia usługi lub spełnienia obowiązujących wymogów.

7. Media Społecznościowe

1) Administrator przetwarza dane osobowe Użytkowników odwiedzających profile prowadzone przez Administratora w mediach społecznościowych (Facebook, Linkedin, YouTube, Spotify, Anchor.fm, Apple Podcast).
2) Do przetwarzania danych dochodzi w momencie, w którym Użytkownik za pośrednictwem mediów społecznościowych będzie podejmował aktywność na jednym z profili np. poprzez polubienie profilu, obserwowanie profilu, wysyłanie wiadomości za pośrednictwem profilu czy komentowanie opublikowanych przez Administratora postów.
3) Dane te są przetwarzane wyłącznie w związku z prowadzeniem profilu, w tym w celu informowania Użytkowników o aktywności Administratora oraz promowaniu jego działalności w zakresie Hive Mind i tworzonej wokół niego społeczności.
4) Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych przez Administratora w tym celu jest jego prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na informowaniu o własnej działalności i jej promowaniu.
5) Portale społecznościowe mają własne polityki prywatności, regulaminy i zasady przetwarzania danych, które wiążą ich użytkowników i do których przestrzegania jest zobowiązany również Administrator. Jeśli jesteś Użytkownikiem takiego portalu przetwarzanie Twoich danych osobowych także podlega takim regulaminom i politykom i możesz korzystać z przysługujących Tobie w ich ramach uprawnień. Szczegółowe informacje na ten temat Użytkownik znajdzie w Politykach Prywatności umieszczonych na poszczególnych portalach, z których korzysta.

8. Pliki Cookie oraz podobna technologia.

1) Serwis korzysta z plików cookie. Pliki cookie stanowią dane informatyczne, w szczególności pliki tekstowe, które przechowywane są w urządzeniu końcowym Użytkownika Serwisu i przeznaczone są do korzystania z Serwisu.
2) Pliki cookie nie służą nam do zbierania informacji, które bezpośrednio identyfikują konkretną osobę (takich jak imię i nazwisko). Niektóre informacje zebrane przez pliki cookie są jednak traktowane jako dane osobowe w rozumieniu przepisów RODO.
3) Administrator wykorzystuje następujące pliki cookies: pliki niezbędne, pliki funkcjonalne i pliki analityczne.
4) Administrator wykorzystuje niezbędne pliki cookies przede wszystkim w celu dostarczania Użytkownikom usług oraz funkcjonalności Serwisu, z których Użytkownik chce skorzystać. Niezbędne pliki cookies mogą być instalowane wyłącznie przez Administratora za pośrednictwem Serwisu. Podstawą prawną przetwarzania danych w związku ze stosowaniem niezbędnych plików cookies jest niezbędność przetwarzania do wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b) RODO).
5) Funkcjonalne pliki cookies są stosowane w celu zapamiętania i dostosowania Serwisu do wyborów Użytkownika m.in. w zakresie preferencji językowych. Funkcjonalne pliki cookies mogą̨ być instalowane przez Administratora i jego partnerów za pośrednictwem Serwisu.
6) Analityczne pliki cookies umożliwiają̨ pozyskanie informacji takich jak liczba wizyt i źródeł ruchu w Serwisie. Pliki te służą m.in do analizy sposobu korzystania z Serwisu przez Użytkownika, do tworzenia statystyk i raportów dotyczących funkcjonowania Serwisu. Informacje zbierane przez te pliki cookies nie mają na celu ustalenia tożsamości Użytkownika. Analityczne pliki cookies mogą być instalowane przez Administratora i jego partnerów za pośrednictwem Serwisu.
7) Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych w związku ze stosowaniem funkcjonalnych i analitycznych plików cookies przez Administratora, jest jego uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO), polegający na zapewnieniu najwyższej jakości usług świadczonych w Serwisie.
8) W związku z logowaniem jednokrotnym (SSO), Microsoft Entra External ID oraz inni dostawcy technicznie zaangażowani w uwierzytelnianie mogą używać plików cookie lub podobnych technologii niezbędnych do umożliwienia bezpiecznego logowania, zarządzania sesją, wyboru konta, wylogowania, kierowania żądań (request routing), zapobiegania oszustwom i nadużyciom oraz operacyjnej telemetrii usług.

Administrator traktuje takie technologie jako ściśle niezbędne tylko wtedy, gdy są one kluczowe dla funkcji uwierzytelniania lub bezpieczeństwa żądanej przez Użytkownika. Wszelkie analityczne, pomiarowe, profilujące, reklamowe lub inne nieposiadające charakteru niezbędnego technologie stosowane przez Hive Mind, Circle lub innego dostawcę wymagają odpowiedniej podstawy prawnej oraz – gdy wymaga tego obowiązujące prawo dotyczące komunikacji elektronicznej – uprzedniej zgody Użytkownika. Technologie Nieniezbędne (Non-essential) nie mogą być umieszczane przed uzyskaniem wymaganej zgody.

Administrator nie wykorzystuje technologii uwierzytelniania do celów reklamy behawioralnej. Użytkownicy mogą jednak podlegać osobnym plikom cookie lub podobnym technologiom, gdy uzyskują dostęp do Circle lub innej zewnętrznej usługi. Informacje o tych technologiach powinny być dostarczane za pośrednictwem odpowiedniej informacji o plikach cookie lub interfejsu do wyrażania zgody.

9. Zarządzanie ustawieniami plików Cookie.

1) Wykorzystanie plików Cookie w celu zbierania za ich pośrednictwem danych, w tym uzyskania dostępu do danych zapisanych na urządzeniu Użytkownika, co do zasady wymaga uzyskania zgody Użytkownika. W Serwisie odbierana jest od Użytkownika zgoda za pośrednictwem banera cookie. Zgoda ta może być w każdym momencie wycofana.
2) Zgoda nie jest wymagana w przypadku niezbędnych plików cookie, których stosowanie jest niezbędne do świadczenia usługi telekomunikacyjnej w ramach Serwisu (transmisja danych w celu wyświetlenia treści).
3) Wycofanie zgody na wykorzystanie plików cookie możliwe jest za pośrednictwem banera cookie lub ustawień przeglądarki.
4) W celu zarzadzania ustawieniami cookies wybierz z listy poniżej przeglądarkę̨ internetową (system operacyjny) i postępuj zgodnie z instrukcjami:

a) Internet Explorer: https://support.microsoft.com/pl-pl/help/17442/windows-internet-explorer-delete-manage-cookie

b) Mozilla Firefox: https://support.mozilla.org/pl/kb/ciasteczka

c) Google Chrome: https://support.google.com/chrome/bin/answer.py?hl=pl&answer=95647

d) Opera: https://help.opera.com/Windows/12.10/pl/cookie.html

e) Safari: https://support.apple.com/kb/PH5042?locale=en-GB

5) Ograniczenia stosowania plików cookie mogą̨ wpłynąć na niektóre funkcjonalności dostępne na stronach internetowych Serwisu.

10. Odbiorcy danych.

1) Administrator zastrzega sobie prawo ujawnienia wybranych informacji dotyczących Użytkownika właściwym organom bądź osobom trzecim, które zgłoszą żądanie udzielenia takich informacji, opierając się na odpowiedniej podstawie prawnej oraz zgodnie z przepisami obowiązującego prawa.
2) Podmioty odpowiedzialne za działanie i wsparcie Serwisu oraz powiązanych usług mogą mieć dostęp do danych osobowych, gdy jest to niezbędne do świadczenia, utrzymania i zabezpieczenia tych usług. Podmioty te mogą obejmować dostawców:
• usług zarządzania tożsamością i uwierzytelniania, w tym Microsoft Entra External ID;
• usług platformy społecznościowej, w tym dedykowanej społeczności Hive Mind prowadzonej na platformie Circle;
• transakcyjnych i technicznych usług e-mail, w tym SendGrid;
• usług newslettera i list mailingowych, w tym Mailchimp;
• usług integracji i przepływu pracy (workflow), w tym Zapier w przypadku jego wykorzystania;
• usług hostingu, administracji systemem, monitorowania i bezpieczeństwa IT; oraz
• usług wsparcia technicznego i rozwoju oprogramowania.

Administrator określi i udokumentuje rolę każdego odbiorcy w odniesieniu do konkretnej czynności przetwarzania. W przypadku gdy dany podmiot przetwarza dane osobowe w imieniu Administratora, utrzymywana będzie umowa spełniająca wymogi art. 28 RODO. W przypadku gdy inny podmiot samodzielnie decyduje o celach i sposobach przetwarzania, działa on jako odrębny administrator, o czym Użytkownicy zostaną odpowiednio poinformowani. W przypadku gdy strony wspólnie określają cele i istotne sposoby przetwarzania, ich odpowiednia odpowiedzialność zostanie podzielona zgodnie z art. 26 RODO.

3) Dane osobowe będą udostępnione również podmiotom realizującym poszczególne Wydarzenia tj. Partnerom Administratora w celu umożliwienia im realizacji poszczególnych Wydarzeń, w tym kontaktowania się z Użytkownikiem w związku z ich przebiegiem. Przy każdym Wydarzeniu Administrator umieszcza informację na temat organizatora danego wydarzenia. Partnerzy Administratora są odrębnymi administratorami danych osobowych.

11. Uprawnienia Użytkownika.

1) Użytkownikowi przysługuje prawo: dostępu do treści danych oraz żądania ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych oraz prawo wniesienia sprzeciwu względem przetwarzania danych.
2) W zakresie, w jakim dane Użytkownika przetwarzane są na podstawie zgody, można tę zgodę wycofać w dowolnym momencie, kontaktując się z Administratorem. Wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
3) Zakres przysługujących Użytkownikowi praw jest każdorazowo uzależniony od celu i podstawy prawnej przetwarzania danych osobowych. W celu skorzystania z któregokolwiek z praw określonych powyżej, należy skontaktować się z Administratoremkorzystając z adresu milowego privacy@techsoup.org.
4) W każdej chwili Użytkownik ma prawo złożenia skargi do lokalnego organu nadzorczego, którym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

Wniosek dotyczący konta Hive Mind może wymagać podjęcia działań w więcej niż jednym systemie, w tym w systemie zarządzania treścią Hive Mind, Microsoft Entra External ID oraz Circle. Administrator skoordynuje odpowiedź i nie będzie traktował dezaktywacji dostępu jako równoznacznej z pełnym usunięciem lub anonimizacją danych osobowych.

W przypadku gdy dane osobowe zostaną zachowane po zgłoszeniu żądania usunięcia, Administrator poinformuje Użytkownika o obowiązującej podstawie prawnej, celu, zakresie oraz okresie przechowywania lub kryteriach stosowanych do określenia tego okresu. Dane osobowe zachowane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń prawnych, zgodności z przepisami, bezpieczeństwa lub obowiązkowej sprawozdawczości zostaną ograniczone w wymaganym zakresie.

5) Zachęcamy do kontaktowania się z nami w pierwszej kolejności poprzez wysłanie emaila na adres: contact@hive-mind.community, bądź skorzystanie z formularza kontaktowego dostępnego w Serwisie, aby móc rozwiązać wszelkie problemy lub pytania.

12. Okres przechowywania danych osobowych.

Okres przetwarzania danych przez Administratora zależy od celu przetwarzania. Co do zasady dane przetwarzane są do czasu wycofania zgody lub zgłoszenia skutecznego sprzeciwu wobec przetwarzania danych w przypadkach, gdy podstawą prawną przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes Administratora. Jeżeli Użytkownik korzysta z formularza kontaktowego, jego dane będą przetwarzane nie dłużej niż jest to konieczne do udzielenia odpowiedzi. Dane osobowe zarejestrowanego Użytkownika będą przechowywane przez okres istnienia konta Użytkownika, a po tym okresie mogą być przechowywane przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń w niezbędnym zakresie lub w szczególnych przypadkach do celów dokumentacyjnych lub sprawozdawczych, przez okres, w którym podmiot wspierający Wydarzenie może żądać ich przedstawienia. Logi uwierzytelniania i dostępu są przechowywane wyłącznie przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa, rozwiązywania problemów, zapobiegania oszustwom, zapewnienia zgodności z przepisami oraz ochrony przed roszczeniami. Okres przechowywania logów audytowych i logów logowania Microsoft Entra zależy od obowiązującej licencji, konfiguracji oraz wszelkiej zgodnej z prawem rozszerzonej archiwizacji wdrożonej przez Administratora. Okres stosowany wobec środowiska Hive Mind SSO jest dokumentowany i okresowo przeglądany. Informacje o koncie, profilu i aktywności w Circle są przechowywane przez okres istnienia konta, a następnie wyłącznie przez udokumentowany okres uzasadniony odpowiednim celem i podstawą prawną. Wniosek o usunięcie lub dezaktywację konta zostanie oceniony odrębnie dla systemu zarządzania treścią Hive Mind, Microsoft Entra External ID oraz Circle. W przypadku gdy treści społeczności muszą pozostać w celu zachowania integralności dyskusji, sprawozdawczości lub praw innych Użytkowników, Administrator usunie lub zanonimizuje identyfikatory osobowe, chyba że dalsza identyfikacja jest konieczna i uzasadniona prawnie. Kopie zapasowe zawierające dane osobowe zostaną usunięte lub nadpisane zgodnie z udokumentowanym cyklem tworzenia kopii zapasowych. Dane, które nie mogą zostać natychmiast usunięte z kopii zapasowej, muszą zostać odizolowane od zwykłego użytku i nie mogą zostać przywrócone do aktywnego przetwarzania po zgłoszeniu żądania usunięcia bez ponownego zastosowania usunięcia lub anonimizacji.

13. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

1) Administrator będzie przekazać dane osobowe do państw trzecich, tj. krajów znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.

2) Dane osobowe Użytkownika są przekazywane Partnerom Administratora, którzy są odpowiedzialni za organizowanie Wydarzeń.

3) Dane osobowe są przechowywane na serwerach znajdujących się na terytorium Stanów Zjednoczonych przez TechSoup Global z siedzibą 435 Brannan Street, Suite 100, San Francisco, CA 94107, USA.
4) Dane osobowe mogą być przechowywane lub w inny sposób przetwarzane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym w związku z korzystaniem z globalnych usług hostingu, zarządzania tożsamością, uwierzytelniania, platformy społecznościowej, integracji, komunikacji e-mail i bezpieczeństwa IT. Dostawcy ci mogą obejmować TechSoup Global, Microsoft, Circle, SendGrid, Mailchimp, Zapier oraz innych dostawców wspierających odpowiednie funkcje.
Przed skorzystaniem z usług dostawcy wiążących się z transferem międzynarodowym Administrator zidentyfikuje odpowiedniego importera danych, miejsce transferu, kategorie danych, cel transferu oraz odpowiedni mechanizm transferu. W razie potrzeby Administrator wdroży Standardowe Klauzule Umowne Komisji Europejskiej, przeprowadzi ocenę skutków transferu (transfer impact assessment) oraz zastosuje dodatkowe środki techniczne, umowne lub organizacyjne.
Odesłanie do globalnej infrastruktury dostawcy nie stanowi samo w sobie ustalenia mechanizmu transferu ani miejsca, w którym przechowywane są dane Hive Mind. Administrator będzie prowadził aktualny rejestr lokalizacji dostawców, podprzetwarzających (subprocessors) oraz stosowanych zabezpieczeń.

5) Dane osobowe subskrybentów newslettera są przekazywane MailChimp (The Rocket Science Group LLC d/b/a Mailchimp z siedzibą The Rocket Science Group LLC d/b/a MailChimp, 675 Ponce de Leon Ave NE, Suite 5000 Atlanta, GA 30308 USA) - dostawcy newslettera, który przechowuje dane na serwerach w Stanach Zjednoczonych.

6) Przy każdym Wydarzeniu Administrator umieszcza informację na temat organizatora danego wydarzenia tj. Partnera Administratora.

7) Dane osobowe Użytkownika mogą być przekazywane do państw trzecich lub podmiotów, w stosunku do których decyzją Komisji Europejskiej stwierdzono odpowiedni stopień ochrony danych.

8) W razie braku decyzji Komisji Europejskiej, stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony określonej w art. 45 ust. 3 RODO dane osobowe Użytkownika mogą być przekazywane do państwa trzeciego wyłącznie na podstawie standardowych klauzul ochrony danych przyjętych przez Komisję Europejską (art. 46 RODO).
9) Administrator nie opiera się na wyraźnej zgodzie na podstawie art. 49 ust. 1 lit. a RODO jako rutynowym lub strukturalnym mechanizmie dla bieżących przekazów związanych z funkcjonowaniem Serwisu. Wszelkie powoływanie się na odstępstwo z art. 49 ma charakter wyjątkowy, podlega ścisłej wykładni i jest dokumentowane dla konkretnego przekazu.

10) W razie braku decyzji Komisji Europejskiej, stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony określonej w art. 45 ust. 3 RODO lub braku zawarcia standardowych klauzul ochrony danych przyjętych przez Komisję Europejską (art. 46 RODO), wystąpimy do Użytkownika o wyrażenie wyraźnej zgody na takie przekazanie do państwa trzeciego, informując Użytkownika o uprzednim ryzyku wiążącym się z takim przekazaniem na podstawie art. 49 ust. 1 lit. a RODO.
[MD1]
11) W związku z przekazaniem danych poza EOG Użytkownik może zażądać informacji o stosowanych zabezpieczeniach w tym zakresie, uzyskać kopię tych zabezpieczeń lub informację o miejscu ich udostępnienia, kontaktując się z nami na adres wskazany w pkt 2.

14. Ryzyko związane z przekazaniem danych do państw trzecich w przypadku braku decyzji Komisji Europejskiej, stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony określonej w art. 45 ust. 3 RODO lub braku odpowiednich zabezpieczeń określonych w art. 46 RODO, w tym standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję Europejską.

1) W związku z udziałem Użytkownika w określonym Wydarzeniu, dane osobowe Użytkownika mogą być przekazane Partnerowi Administratora mającemu siedzibę w państwie trzecim, które nie zapewnia odpowiedniego stopnia ochrony danych, jaki wynika z powszechnie przepisów obowiązujących w Polsce, w szczególności z przepisów RODO.

2) W związku z brakiem możliwości zawarcia standardowych klauzul umownych z Partnerem Administratora (odbiorcą danych) informujemy, że istnieje ryzyko niedostatecznej ochrony danych osobowych Użytkownika, w szczególności dane te mogą być przetwarzane bez zachowania rygorów wynikających z RODO. Przykładowo oznaczać to może, że systemy prawne takich państwa trzecich mogą np. nie zapewniać niezależnego organu nadzoru właściwego do rozpatrywania skarg osób, których dane dotyczą, możliwości korzystania z praw, które zostały opisane w pkt 10 czy też nie będą zawierały przepisów ograniczających ingerencję władz państwowych w podstawowe prawa i wolności osób, których dane dotyczą.
W takiej sytuacji podstawą uprawniającą nas do przekazania danych osobowych Użytkownika Partnerowi Administratora jest wyraźna zgoda Użytkownika na takie przekazanie danych.

15. Zmiana Polityki Prywatności

1) Polityka jest na bieżąco weryfikowana i w razie potrzeby aktualizowana.
2) Polityka została opublikowana w polskiej i angielskiej wersji językowej. Polityka może zostać również opublikowana w językach krajów, w których siedzibę mają Partnerzy Administratora. W razie różnic językowych zawsze angielska wersja jest przeważająca.
3) Wszelkie zmiany w Polityce Prywatności zostaną̨ opublikowane w Serwisie i wejdą w życie z chwilą zamieszczenia w serwisie zmienionej Polityki Prywatności.
4) Obowiązująca wersja niniejszej Polityki odzwierciedla korzystanie z Microsoft Entra External ID oraz dedykowanej społeczności Hive Mind prowadzonej na platformie Circle. Odesłania do połączonych platform TechSoup mają zastosowanie tylko wtedy, gdy odpowiednia integracja została faktycznie wdrożona. Wszelkie przyszłe połączenia z TechSoup.org, Engagement Hub lub inną platformą, które w istotny sposób zmieniają cele, kategorie danych, odbiorców lub cykl życia konta, zostaną poddane ocenie, a niniejsza Polityka zostanie zaktualizowana przed rozpoczęciem zmienionego przetwarzania.
5) Aktualna wersja Polityki została przyjęta i obowiązuje od 12 października 2026.

Niniejsza polityka prywatności została przetłumaczona przez sztuczną inteligencję Gemini (wersja Gemini 2.5).