Polityka Prywatności
1. Definicje.
Administrator – Fundacja TechSoup, Bracka 25, 00-028 Warszawa, Polska, wpisana do Rejestru Stowarzyszeń, innych Organizacji Społecznych i Zawodowych, Fundacji i Publicznych Zakładów Opieki Zdrowotnej prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy, Wydział Gospodarczy pod numerem KRS 000032733, o numerze NIP 7010177399 i o numerze REGON 141792374
Dane osobowe – wszystkie informacje o osobie fizycznej zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania poprzez jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość, w tym IP urządzenia, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy oraz informacje gromadzone za pośrednictwem plików cookie oraz innej podobnej technologii.
Partner(zy) Administratora – organizacje, które w ramach współpracy z Administratorem są organizatorami Wydarzeń, a także odpowiadają za budowanie, w ramach poszczególnych regionów, społeczności Hive Mind.
Przetwarzanie – operacja lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych w systemie informatycznym lub poza nim, np. zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie.
Polityka – niniejsza Polityka prywatności.
RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.
Użytkownik – każda osoba fizyczna odwiedzająca Serwis lub korzystająca z jednej albo kilku funkcji Serwisu opisanych w Polityce.
Wydarzenia – kursy, szkolenia, wydarzenia online organizowane w ramach Serwisu zgodnie z regulaminem serwisu.
Regulamin Serwisu – regulamin serwisu internetowego
https://hive-mind.community określający warunki oraz zasady korzystania z usług świadczonych za pośrednictwem serwisu internetowego.
2. Dane kontaktowe Administratora.
1) Dane kontaktowe Administratora są następujące:
Fundacja TechSoup,
ul. Bracka 25,
00-028 Warszawa
Polska
3. Przetwarzanie danych w związku z korzystaniem z Serwisu.
W związku z korzystaniem przez Użytkownika z Serwisu Administrator zbiera dane w zakresie niezbędnym do świadczenia poszczególnych oferowanych usług, a także informacje o aktywności Użytkownika w Serwisie.
Poniżej zostały opisane szczegółowe zasady oraz cele przetwarzania danych osobowych gromadzonych podczas korzystania z Serwisu:
1) Osoby korzystające z Serwisu.
Dane osobowe wszystkich osób korzystających z Serwisu (w tym adres IP lub inne identyfikatory oraz informacje gromadzone za pośrednictwem plików cookie lub innych podobnych technologii) przetwarzane są przez Administratora:
a) w celu świadczenia usług drogą elektroniczną zgodnie z Regulaminem Serwisu - wówczas podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność przetwarzania do wykonywania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b) RODO)
b) w celach technicznych, administracyjnych, na potrzeby zapewnienia bezpieczeństwa systemu informatycznego oraz zarządzania tym systemem, a także w celach analitycznych i statystycznych (m.in. poprzez rejestrowanie w tzw. logach serwera) – w tym zakresie podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO), polegający na prowadzeniu analiz aktywności Użytkowników, a także ich preferencji w celu poprawy stosowanych funkcji i dostarczanych treści.
c) w celu ewentualnego ustalenia i dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami – wówczas podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. (6 ust. 1 lit. f) RODO) polegający na ochronie jego praw.
2) Zarejestrowani Użytkownicy Serwisu.
a) Serwis posiada funkcjonalności dostępne tylko dla zarejestrowanych Użytkowników.
b) Osoby, które dokonują rejestracji w Serwisie, proszone są o podanie danych niezbędnych do utworzenia i obsługi konta. Podanie danych oznaczonych jako obowiązkowe jest wymagane w celu założenia i obsługi konta, a ich niepodanie skutkuje brakiem możliwości założenia konta. Użytkownik zakładając konto podaje swoje imię/nazwisko/pseudonim oraz adres e-mail. Użytkownik może też podać swój numer telefonu jako daną fakultatywną. Po założeniu konta zarejestrowany Użytkownik może modyfikować swój profil i w zależności od posiadanego statusu użytkownika dodawać dodatkowe dane na swój temat.
c) Użytkownicy rejestrujący się na poszczególne Wydarzenia proszeni są o wypełnienie formularza rejestracyjnego i podanie danych niezbędnych do udziału w danym Wydarzeniu lub w określonych przypadkach dane niezbędne do udziału w rekrutacji do danego Wydarzenia. Podanie danych oznaczonych jako obowiązkowe jest niezbędne do dokonania rejestracji na Wydarzenie lub odpowiednio – do udziału w rekrutacji do tego Wydarzenia. Zakres danych może być różny, w zależności od rodzaju Wydarzenia, w którym Użytkownik zamierza uczestniczyć. Użytkownik ma również możliwość podania danych fakultatywnych. W związku z udziałem w danym Wydarzeniu, Użytkownik może zgodnie z Regulaminem Serwisu, otrzymywać korespondencję mailową dotyczącą tego Wydarzenia.
d) Dane osobowe zarejestrowanych Użytkowników przetwarzane są w celu realizacji umowy zgodnie z zaakceptowanym Regulaminem Serwisu – podstawą prawną jest niezbędność do zawarcia i realizacji umowy (art. 6 ust. 1 lit b) RODO).
e) W zakresie danych fakultatywnych - dane osobowe zarejestrowanych Użytkowników są również przetwarzane na podstawie wyrażonej przez Użytkownika zgody (art. 6 ust. 1 lit a) RODO).
f) Dane osobowe zarejestrowanych Użytkowników Serwisu są również przetwarzane w celu ewentualnego ustalenia i dochodzenia roszczeń lub obrony przed nimi – podstawą prawną przetwarzania jest uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na ochronie jego praw.
g) Dane osobowe zarejestrowanych Użytkowników Serwisu biorących udział w określonych Wydarzeniach mogą być również przetwarzane w celach dokumentacyjnych czy sprawozdawczych, w szczególności w sytuacji, gdy dane Wydarzenie finansowane jest z środków pochodzących od darczyńcy/sponsora. W takim przypadku podstawą prawną przetwarzania danych jest uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na konieczności rozliczenia się z przekazanych mu przez darczyńcę/sponsora środków finansowych.
h) Jeżeli Użytkownik zamieszcza w Serwisie jakiekolwiek Dane osobowe innych osób (w tym ich imię i nazwisko, adres, numer telefonu lub adres e-mail), może to uczynić jedynie pod warunkiem nienaruszenia przepisów prawa i dóbr osobistych tych osób.
4. Formularz kontaktowy
1) Administrator zapewnia możliwość skontaktowania się z nim przy wykorzystaniu elektronicznego formularza kontaktowego dostępnego w Serwisie pod adresem: https://hive-mind.community/contact
2) Skorzystanie z formularza wymaga podania danych osobowych niezbędnych do skontaktowania się z Użytkownikiem i udzielenia odpowiedzi na zapytanie. Użytkownik może podać także inne dane w celu ułatwienia kontaktu lub obsługi zapytania. Podanie danych jest dobrowolne, ale brak podania danych takich jak: imię i nazwisko oraz adres e-mail skutkuje brakiem możliwości obsługi zapytania.
3) Dane osobowe są przetwarzane w celu identyfikacji nadawcy oraz udzielenia odpowiedzi na pytanie zawarte w formularzu kontaktowym – podstawą prawną przetwarzania jest uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) w szczególności komunikacja z Użytkownikami Serwisu dotycząca funkcjonowania Serwisu oraz organizacji poszczególnych Wydarzeń.
5. Newsletter
1) Administrator umożliwia zapisanie się na newsletter dotyczący Hive Mind i tworzonej wokół niego społeczności Użytkownikom, którzy w tym celu podali swój adres e-mail. Wysyłka odbywa się na zasadach określonych w Regulaminie Serwisu. Podanie danych jest dobrowolne, ale konieczne w celu otrzymania mailingu. Niepodanie danych wiąże się z niemożliwością̨ przesłania mailingu.
2) Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych w celu wysyłki newsletter jest umowa (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Dane osobowe są również przetwarzane w celu obrony przed ewentualnymi roszczeniami – podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
3) W przypadku kierowania do Użytkownika treści marketingowych w ramach przesyłanego newslettera - podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), w związku z wyrażoną zgodą na przesyłanie informacji handlowych
6. Media Społecznościowe
1) Administrator przetwarza dane osobowe Użytkowników odwiedzających profile prowadzone przez Administratora w mediach społecznościowych (Facebook, Linkedin, YouTube, Spotify, Anchor.fm).
2) Do przetwarzania danych dochodzi w momencie, w którym Użytkownik za pośrednictwem mediów społecznościowych będzie podejmował aktywność na jednym z profili np. poprzez polubienie profilu, obserwowanie profilu, wysyłanie wiadomości za pośrednictwem profilu czy komentowanie opublikowanych przez Administratora postów.
3) Dane te są przetwarzane wyłącznie w związku z prowadzeniem profilu, w tym w celu informowania Użytkowników o aktywności Administratora oraz promowaniu jego działalności w zakresie Hive Mind i tworzonej wokół niego społeczności.
4) Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych przez Administratora w tym celu jest jego prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na informowaniu o własnej działalności i jej promowaniu.
5) Portale społecznościowe mają własne polityki prywatności, regulaminy i zasady przetwarzania danych, które wiążą ich użytkowników i do których przestrzegania jest zobowiązany również Administrator. Jeśli jesteś Użytkownikiem takiego portalu przetwarzanie Twoich danych osobowych także podlega takim regulaminom i politykom i możesz korzystać z przysługujących Tobie w ich ramach uprawnień. Szczegółowe informacje na ten temat Użytkownik znajdzie w Politykach Prywatności umieszczonych na poszczególnych portalach, z których korzysta.
7. Pliki Cookie oraz podobna technologia.
1) Serwis korzysta z plików cookie. Pliki cookie stanowią dane informatyczne, w szczególności pliki tekstowe, które przechowywane są w urządzeniu końcowym Użytkownika Serwisu i przeznaczone są do korzystania z Serwisu.
2) Pliki cookie nie służą nam do zbierania informacji, które bezpośrednio identyfikują konkretną osobę (takich jak imię i nazwisko). Niektóre informacje zebrane przez pliki cookie są jednak traktowane jako dane osobowe w rozumieniu przepisów RODO.
3) Administrator wykorzystuje następujące pliki cookies: pliki niezbędne, pliki funkcjonalne i pliki analityczne.
4) Administrator wykorzystuje niezbędne pliki cookies przede wszystkim w celu dostarczania Użytkownikom usług oraz funkcjonalności Serwisu, z których Użytkownik chce skorzystać. Niezbędne pliki cookies mogą być instalowane wyłącznie przez Administratora za pośrednictwem Serwisu. Podstawą prawną przetwarzania danych w związku ze stosowaniem niezbędnych plików cookies jest niezbędność przetwarzania do wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b) RODO).
5) Funkcjonalne pliki cookies są stosowane w celu zapamiętania i dostosowania Serwisu do wyborów Użytkownika m.in. w zakresie preferencji językowych. Funkcjonalne pliki cookies mogą̨ być instalowane przez Administratora i jego partnerów za pośrednictwem Serwisu.
6) Analityczne pliki cookies umożliwiają̨ pozyskanie informacji takich jak liczba wizyt i źródeł ruchu w Serwisie. Pliki te służą m.in do analizy sposobu korzystania z Serwisu przez Użytkownika, do tworzenia statystyk i raportów dotyczących funkcjonowania Serwisu. Informacje zbierane przez te pliki cookies nie mają na celu ustalenia tożsamości Użytkownika. Analityczne pliki cookies mogą być instalowane przez Administratora i jego partnerów za pośrednictwem Serwisu.
7) Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych w związku ze stosowaniem funkcjonalnych i analitycznych plików cookies przez Administratora, jest jego uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO), polegający na zapewnieniu najwyższej jakości usług świadczonych w Serwisie.
8. Zarządzanie ustawieniami plików Cookie.
1) Wykorzystanie plików Cookie w celu zbierania za ich pośrednictwem danych, w tym uzyskania dostępu do danych zapisanych na urządzeniu Użytkownika, co do zasady wymaga uzyskania zgody Użytkownika. W Serwisie odbierana jest od Użytkownika zgoda za pośrednictwem banera cookie. Zgoda ta może być w każdym momencie wycofana.
2) Zgoda nie jest wymagana w przypadku niezbędnych plików cookie, których stosowanie jest niezbędne do świadczenia usługi telekomunikacyjnej w ramach Serwisu (transmisja danych w celu wyświetlenia treści).
3) Wycofanie zgody na wykorzystanie plików cookie możliwe jest za pośrednictwem banera cookie lub ustawień przeglądarki.
4) W celu zarzadzania ustawieniami cookies wybierz z listy poniżej przeglądarkę̨ internetową (system operacyjny) i postępuj zgodnie z instrukcjami:
5) Ograniczenia stosowania plików cookie mogą̨ wpłynąć na niektóre funkcjonalności dostępne na stronach internetowych Serwisu.
9. Odbiorcy danych.
1) Administrator zastrzega sobie prawo ujawnienia wybranych informacji dotyczących Użytkownika właściwym organom bądź osobom trzecim, które zgłoszą żądanie udzielenia takich informacji, opierając się na odpowiedniej podstawie prawnej oraz zgodnie z przepisami obowiązującego prawa.
2) Dostęp do danych osobowych przetwarzanych w ramach Serwisu mają podmioty odpowiedzialne za obsługę systemów informatycznych, w tym zapewniających hosting oraz system do tworzenia i wysyłki newslettera.
3) Dane osobowe będą udostępnione również podmiotom realizującym poszczególne Wydarzenia tj. Partnerom Administratora w celu umożliwienia im realizacji poszczególnych Wydarzeń, w tym kontaktowania się z Użytkownikiem w związku z ich przebiegiem. Przy każdym Wydarzeniu Administrator umieszcza informację na temat organizatora danego wydarzenia. Partnerzy Administratora są odrębnymi administratorami danych osobowych.
10. Uprawnienia Użytkownika.
1) Użytkownikowi przysługuje prawo: dostępu do treści danych oraz żądania ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych oraz prawo wniesienia sprzeciwu względem przetwarzania danych.
2) W zakresie, w jakim dane Użytkownika przetwarzane są na podstawie zgody, można tę zgodę wycofać w dowolnym momencie, kontaktując się z Administratorem. Wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
3) Zakres przysługujących Użytkownikowi praw jest każdorazowo uzależniony od celu i podstawy prawnej przetwarzania danych osobowych. W celu skorzystania z któregokolwiek z praw określonych powyżej, należy skontaktować się z Administratoremkorzystając z adresu milowego privacy@techsoup.org.
4) W każdej chwili Użytkownik ma prawo złożenia skargi do lokalnego organu nadzorczego, którym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
5) Zachęcamy do kontaktowania się z nami w pierwszej kolejności poprzez wysłanie emaila na adres:
contact@hive-mind.community, bądź skorzystanie z formularza kontaktowego dostępnego w Serwisie, aby móc rozwiązać wszelkie problemy lub pytania.
11. Okres przechowywania danych osobowych.
Okres przetwarzania danych przez Administratora zależy od celu przetwarzania. Co do zasady dane przetwarzane są do czasu wycofania wyrażonej zgody lub zgłoszenia skutecznego sprzeciwu względem przetwarzania danych w przypadkach, gdy podstawą prawną przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes Administratora. W przypadku skorzystania przez Użytkownika z formularza kontaktowego, jego dane będą przetwarzane nie dłużej, niż jest to konieczne do udzielenia odpowiedzi. Dane osobowe zarejestrowanego Użytkownika będą przechowywane przez okres funkcjonowania konta Użytkownika, a po tym okresie mogą̨ być przechowywane przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń w zakresie do tego niezbędnym lub w określonych przypadkach w celach dokumentacyjnych czy sprawozdawczych, przez okres podczas którego podmiot finansowo wspierający Wydarzenie może żądać ich przedstawienia.
12. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
1) Administrator będzie przekazać dane osobowe do państw trzecich, tj. krajów znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.
2) Dane osobowe Użytkownika są przekazywane Partnerom Administratora, którzy są odpowiedzialni za organizowanie Wydarzeń.
3) Dane osobowe są przechowywane na serwerach znajdujących się na terytorium Stanów Zjednoczonych przez TechSoup Global z siedzibą 435 Brannan Street, Suite 100, San Francisco, CA 94107, USA.
4) Dane osobowe subskrybentów newslettera są przekazywane MailChimp (The Rocket Science Group LLC d/b/a Mailchimp z siedzibą The Rocket Science Group LLC d/b/a MailChimp, 675 Ponce de Leon Ave NE, Suite 5000 Atlanta, GA 30308 USA) - dostawcy newslettera, który przechowuje dane na serwerach w Stanach Zjednoczonych.
5) Przy każdym Wydarzeniu Administrator umieszcza informację na temat organizatora danego wydarzenia tj. Partnera Administratora.
6) Dane osobowe Użytkownika mogą być przekazywane do państw trzecich lub podmiotów, w stosunku do których decyzją Komisji Europejskiej stwierdzono odpowiedni stopień ochrony danych.
7) W razie braku decyzji Komisji Europejskiej, stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony określonej w art. 45 ust. 3 RODO dane osobowe Użytkownika mogą być przekazywane do państwa trzeciego wyłącznie na podstawie standardowych klauzul ochrony danych przyjętych przez Komisję Europejską (art. 46 RODO).
8) W razie braku decyzji Komisji Europejskiej, stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony określonej w art. 45 ust. 3 RODO lub braku zawarcia standardowych klauzul ochrony danych przyjętych przez Komisję Europejską (art. 46 RODO), wystąpimy do Użytkownika o wyrażenie wyraźnej zgody na takie przekazanie do państwa trzeciego, informując Użytkownika o uprzednim ryzyku wiążącym się z takim przekazaniem na podstawie art. 49 ust. 1 lit. a RODO.
9) W związku z przekazaniem danych poza EOG Użytkownik może zażądać informacji o stosowanych zabezpieczeniach w tym zakresie, uzyskać kopię tych zabezpieczeń lub informację o miejscu ich udostępnienia, kontaktując się z nami na adres wskazany w pkt 2.
13. Ryzyko związane z przekazaniem danych do państw trzecich w przypadku braku decyzji Komisji Europejskiej, stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony określonej w art. 45 ust. 3 RODO lub braku odpowiednich zabezpieczeń określonych w art. 46 RODO, w tym standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję Europejską.
1) W związku z udziałem Użytkownika w określonym Wydarzeniu, dane osobowe Użytkownika mogą być przekazane Partnerowi Administratora mającemu siedzibę w państwie trzecim, które nie zapewnia odpowiedniego stopnia ochrony danych, jaki wynika z powszechnie przepisów obowiązujących w Polsce, w szczególności z przepisów RODO.
2) W związku z brakiem możliwości zawarcia standardowych klauzul umownych z Partnerem Administratora (odbiorcą danych) informujemy, że istnieje ryzyko niedostatecznej ochrony danych osobowych Użytkownika, w szczególności dane te mogą być przetwarzane bez zachowania rygorów wynikających z RODO. Przykładowo oznaczać to może, że systemy prawne takich państwa trzecich mogą np. nie zapewniać niezależnego organu nadzoru właściwego do rozpatrywania skarg osób, których dane dotyczą, możliwości korzystania z praw, które zostały opisane w pkt 10 czy też nie będą zawierały przepisów ograniczających ingerencję władz państwowych w podstawowe prawa i wolności osób, których dane dotyczą.
3) W takiej sytuacji podstawą uprawniającą nas do przekazania danych osobowych Użytkownika Partnerowi Administratora jest wyraźna zgoda Użytkownika na takie przekazanie danych.
14. Zmiana Polityki Prywatności
1) Polityka jest na bieżąco weryfikowana i w razie potrzeby aktualizowana.
2) Polityka została opublikowana w polskiej i angielskiej wersji językowej. Polityka może zostać również opublikowana w językach krajów, w których siedzibę mają Partnerzy Administratora. W razie różnic językowych zawsze angielska wersja jest przeważająca.
3) Wszelkie zmiany w Polityce Prywatności zostaną̨ opublikowane w Serwisie i wejdą w życie z chwilą zamieszczenia w serwisie zmienionej Polityki Prywatności.
4) Aktualna wersja Polityki została przyjęta i obowiązuje od 21 grudnia 2022 roku.